sábado, 23 de agosto de 2014
domingo, 3 de noviembre de 2013
El DOCUMENTO EN SOPORTE DIGITAL, UN UNIVERSO DE INFORMACIÓN A LA MANO DEL MUNDO
En una
constante, como lo es el mundo virtual, el mundo digital o como quiera que lo
queramos llamar, es tendiente a producir un sin fin de información y de
documentación que a la vista del ciberespacio, difícilmente organizada se
encuentra. Desde la intimidad de las redes sociales, hasta las publicaciones en
foros y wikis, se generan constantemente canales de información y documentos
que a lo largo del tiempo cambian y transforman el mudo, desde una simple
reacción que un artículo puede ocasionar en una persona
hasta un comentario pendenciero en una red social que pude llegar desencadenar
un proceso judicial.
Es tan
cierto el impacto que las tecnologías de la información y la comunicaciones han
ocasionado en el mundo que, a lo largo y ancho del mismo se ha generado
diferentes controversias con lo que se publica o se gestiona dentro de
diferentes canales que este mundo nos permite manejar, entre los casos muy
mencionados en los últimos años encontramos el juicio en contra del fundador de
Facebook, Mark Zuckerberg y el también mencionado escándalo del wikileaks,
protagonizado por Bradley Nanning.
Estos
casos, llevados a juicio nos permitieron ver y analizar la importancia de lo
que se escribe, se publica o se gestiona dentro de la web, ya que a través de
las pruebas presentadas por la partes en donde también contemplaban correos
electrónico, publicaciones en muros de blogs, publicaciones en wikis entre
otros, se convirtieron en pruebas contundentes que a lo largo de los procesos
fueron pieza clave para el desenlace de
los juicios.
Toda esta
información, se encuentra a la mano del mundo, en un soporte que tal vez en un
tiempo atrás no hubiésemos podido imaginar que ocurriría, la transformación
viene desde el punto en como yo quiera analizar la información, como la quiera
procesar y el uso le quiera dar, el convertirla en documento trascendental que
pueda llegar a transformar el mundo con un simple algoritmo matemático como
inicio Eduardo Saverin, cofundador de Facebook, o el daño que le puede causar a
una nación completa la publicación de sus secretos más ocultos.
Administrar
la información en soporte digital, es un reto para los países como Colombia, en
donde el impacto del documento digital hasta ahora está en auge, requiere de
una metodología, una planeación y la implementación de modelos ya existentes en
países europeos, pues es la tendencia que existe en el país. No puede ser muy
diferente de la información producida en un contexto análogo, con documentos en
físico en donde no existe más que el soporte en papel, está en nuestras manos,
como profesionales de información crear mecanismos basados en la gestión de
documento en diferentes contextos digitales, no solo los que nacen de la
gestión de una organización, creación de repositorios digitales, con técnicas
de organización y administración desde la visión documental, quien mejor que
nosotros para formar y gestionar la información, contamos con el conocimiento,
la visión y la técnica para realizarlo pensando en las necesidades del usuario.
lunes, 30 de septiembre de 2013
INFOGRAFIA, EL CAMINO HACIA LA DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
Según la guía No 6 de la colección cero papel en la administración pública, "digitalización certificada", para que las organizaciones puedan llegar a contar con un proceso de digitalización certificada, es necesario adelantar una serie de procesos que le permitirán contar con sus documentos de carácter probatorio. Será un proceso en el que se requiere de cumplir con ciertos requisitos esenciales para que los documentos que contiene el SGDEA, cuenten con todas la características de seguridad y de manejo del documento electrónico.
lunes, 16 de septiembre de 2013
DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO TRADICIONAL Y ELECTRÓNICO
De acuerdo como lo menciona, José Ramón Cruz Mundet en su artículo "La gestión de los documentos electrónicos como función archivística", los documentos físicos y los documentos electrónicos cuentan con ciertas diferencias que desde el punto de vista archivístico caben nombrar y son importantes tener en cuenta a la hora de gestionar y de trabajar con cada uno de ellos, ya que la etapa de transición por la que estamos pasando requiere tener claro los conceptos que a simple vista se tornan muy odvios pero que a la hora de implementar programas de gestión documental pueden llegar a confundirnos.
Estas características enmarcan un tema muy importante, los metadatos, quizá se convierten en la característica mas importante del documento electrónico, así como un día lo fue la descripción de los documentos en formato convencional, ellos nos permiten la búsqueda y recuperación del documento, por esto hay que tener en cuenta los tipos de metadatos que deben contener:
| DOCUMENTO CONVENCIONAL | DOCUMENTO ELECTRÓNICO |
| El registro esta acogido en un medio, cuya información se hace accesible a través de símbolos implícitos en el. | Recoge información en un medio cuyos símbolos solo pueden ser leídos por un ordenador |
| El contenido es inseparable de su medio o soporte. | Su contenido puede ser separado de su soporte original, para ser transferido a otros. |
| Su valor probatorio se mide por las características de autenticidad, entre ellas la firma | Su autenticidad depende del hardware y software en el cual fue creado, y esta solo se podrá mantener si se conserva en su estructura original. |
Estas características enmarcan un tema muy importante, los metadatos, quizá se convierten en la característica mas importante del documento electrónico, así como un día lo fue la descripción de los documentos en formato convencional, ellos nos permiten la búsqueda y recuperación del documento, por esto hay que tener en cuenta los tipos de metadatos que deben contener:
- Registro: información relativa a la captura del documento.
- Términos y condiciones: condiciones de uso, características que debe tener cada usuario.
- Estructura: dependencia que tiene con el software e interoperabilidad con otros sistemas en función de las normas de diseño.
- Contexto: definen el contenido, demuestran la procedencia y el entorno en que el documento ha sido creado.
- Contenido: son los datos específicos del documento, serie, subserie, asunto, van de la mano con la descripción del documento tradicional.
- Historia del uso: permite conocer cuándo, cómo y de qué manera ha sido archivado, clasificado, valorado, seleccionado y utilizado.
 |
| Electronic Document Management: manejo de información mas ágilmente con practicas normalizadas de gestión de documentos, permitiendo el flujo de trabajo. |
TERMINOS INTERESANTES
 |
| Electronic Records Management: proporciona un entorno digital para la captura de documentos y aplicación de prácticas de gestión documental normalizadas, gestiona estructuras de archivos corporativos, clasificando, seleccionando, y aplicando calendarios de conservación. |
sábado, 31 de agosto de 2013
LA
SEGURIDAD DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO ATADA AL VALOR PROBATORIO
Claramente, la probatoriedad del documento electrónico debe estar ligada a
las características de seguridad que este debe tener, normalmente se entiende
como seguridad del documento electrónico los atributos que estos contienen para
que no todo mundo pueda acceder a ellos y pueda haber una fuga de información
que para una organización debería considerarse como confidencial. Pero la
seguridad del documento electrónico va más allá de custodiarlos por decirlo así
de una manera en la cual solo personas autorizadas puedan acceder a la
información que se encuentra en medios electrónicos.
Hoy por hoy, el documento electrónico, se ha convertido en parte del que
hacer diario, generando todo tipo de conocimiento, documentación de procesos,
evidencias del trabajo de una persona, bases de datos que permiten facilitar
el trabajo dentro de una labor, permitiendo desarrollar de una manera mucho mas
sencilla la labor diaria, pero convirtiéndose también en mucha mas información
para gestionar, es esta misma para lo cual los profesionales de la información
se preparan.
Según la Ley general de archivos 594 del 2000, se define el soporte
documental como "medio en el cual se contiene la información, según los
materiales empleados." Ahora con la reglamentación del capitulo V de la
misma ley, por medio del Decreto 2609 de 2012, se definen mucho mas estos tipos
de documentos, teniendo en cuenta que en este decreto ya no se habla sobre soporte
documental, pues pasa a ser tipo de información, la cual se clasifica en:
v Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
v Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
v Sistemas de Información Corporativos.
v Sistemas de Trabajo Colaborativo.
v Sistemas de Administración de Documentos.
v Sistemas de Mensajería Electrónica.
v Portales, Intranet y Extranet.
v Sistemas de Bases de Datos.
v Disco duros, servidores, discos o medios portables,
cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc.
v Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
v Uso de tecnologías en la nube.
En cada uno de estos tipos de información, existe algo muy importante y son
las características de seguridad con las que debe contar el documento electrónico
producido dentro de los diferentes tipos de información, son enmarcadas por el
triangulo de la seguridad de
una manera muy acertada, en sus cada una de sus puntas se encuentran las
tres características principales: integridad, disponibilidad y
confidencialidad; con dos principios de soporte muy interesantes, la usabilidad y accesibilidad.
En este momento, es donde entraría a jugar el término “documento probatorio”,
pues de acuerdo a la norma ISO 15489,
para que un documento pueda servir como prueba deben poseer entre otras
las características que se encuentran en
el triángulo de la seguridad. Aunque la establecer que un documento realmente
se considera probatorio, para el caso de Colombia, debe contar con una marca o
sello electrónico dado por un ente certificador.
Es importante tener muy claro lo anterior, ya que al organizar un proceso
de gestión de documentos electrónicos, no se puede dejar de lado desde la etapa
de planeación, ya que se considera que estos permiten garantizar la usabilidad
y accesibilidad del documento.
Tomando la usabilidad como una de las características base para aplicar la
seguridad en los documentos electrónicos, se resalta que esta se define como
“amigable para el usuario” o “que es de fácil uso”(Mario , 2010) , pues básicamente el
fin de cualquier proceso que tenga que ver con información es el de facilitar
al usuario su acceso y es aquí en donde también se tiene en cuenta el tema de
accesibilidad a la información, es en este sentido en el que se encuentra la
importancia de determinar el grado en que la información puede ser usada y si
realmente el usuario tiene acceso a la misma.
Ahora bien, de nada sirve que un documento en cualquiera de sus soportes
tenga usabilidad y accesibilidad si no cuenta con las características
principales que enmarca el triángulo de seguridad.
v “la integridad hace referencia al carácter completo e
inalterado del documento electrónico”(Ministerio de comunicaciones y tecnologías de la información, 2012) . Pero la pregunta es
que tiene que ver la integridad del documento con la seguridad del mismo, pues
el tema es que este debe estar protegido contra toda modificación no autorizada
y en caso tal de que sea modificado se debe realizar el seguimiento.
v La disponibilidad debe garantizar que “puede ser
localizado, recuperado, presentado e interpretado”(Ministerio de comunicaciones y tecnologías de la
información, 2012) ,
y para garantizar lo anterior el documento electrónico debe contar con los
metadatos necesarios incluyendo la seguridad en cuanto al tipo de usuarios que
lo pueden consultar o modificar (administrador).
v “ La información
nos sea divulgada a personas, entidades o procesos no autorizados” (Estandar internacional ISO/IEC 27001, 2005) .La confidencialidad
para los documentos solo se determina en casos especiales, dado a que no toda
la información puede ser confidencial, este se da en el caso de los datos
personales o expedientes que por sus características de información comprometan
la nación o a sus representantes.
Es así como lo anterior abre el contexto, del porque un documento electrónico
para ser accesible y tener usabilidad, necesita contar con las características
de seguridad antes nombradas, pues el establecer que un documento sea
probatorio ante las autoridades competentes, en especial en el caso de los
documentos electrónicos necesita contar con una firma electrónica o que cuente
con el sello digital, pero de nada serviría con que cuente con estas, si el
documento desde su creación se encuentra vulnerado en su integridad ya que no
esta protegido y su contenido puede ser modificado en sus diferentes etapas o
que sus diferentes usuarios de consulta
no tengan las restricciones correspondientes; por otro lado el documento puede
contar con las características probatorias y de seguridad correspondientes que
no vulneren su integridad, pero simplemente no puede estar disponible, es decir
no se puede recuperar, pues no se tomaron las medidas de seguridad
correspondientes para que fuese recuperado, como migrarlo o cambiarlo de
formato de acuerdo con los nuevos requerimientos.
Entonces es aquí en donde se concluye, que para poder usar un documento
como elemento probatorio es necesario tener en cuenta en todas las etapas del
mismo, primero que no pierda las características que así lo hacen y segundo que
es indispensable desde su planeación tener en cuenta las características que el
triangulo de seguridad nos brinda.
BIBLIOGRAFÍA
1.
Estandar internacional ISO/IEC 27001. (15 de 10 de 2005).
2.
Mario , C. (2010). univalle.edu.co. Recuperado el 27
de 08 de 2013, de
http://paginasweb.univalle.edu.co/reglamentos/pasos/documentos/GEL108_CINTEL_Lineamientos_y_metodologias_en_usabilidad.pdf
3.
Ministerio de comunicaciones y tecnologías de la información.
(2012). Guia 3 cero papel en la administración pública: documentos
electrónicos. Bogotá.
lunes, 26 de agosto de 2013
EL TRIANGULO DE LA SEGURIDAD EN EL DOCUMENTO ELECTRONICO
En estos tiempos, en donde el documento electrónico ha tenido tanto auge, pues nos hablan de diferentes estrategias, cero papel, Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos, muy importante este último, pues no es lo mismo decir un SGDE que un SGDEA, pues es en realidad este ultimo el que nos concierne como profesionales de la información y la documentación.
Identificar conceptos como online u ofline, nos hacen una aproximación al mundo real, al que hoy estamos viviendo y que para el tema de gestión documental no es tan diferente, pues empezar a relacionar estos términos con los llamados tradicionales, es para mi concepto lo mas futurista que he llegado a escuchar.
La seguridad del documento electrónico, se enmarca hoy por hoy en lo en manejo de los documentos electrónicos por medio de sistemas que deben corresponder a un estándar de seguridad, esta se conforma por unas características con las que también contienen la esencia del documento como tal, desde su planeacion, que corresponde al nivel conceptual, hasta la migración que corresponde al nivel físico del documento electrónico.
La guía No 3 del cero papel, identifica con mucha claridad y define las caracteristicas del documento electrónico, las cuales enmarcan el triangulo de seguridad.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/da4567033d075590cd3050598756222c/guia-3-documentos-electrnicos.pdf
TÉRMINOS INTERESANTES:
Identificar conceptos como online u ofline, nos hacen una aproximación al mundo real, al que hoy estamos viviendo y que para el tema de gestión documental no es tan diferente, pues empezar a relacionar estos términos con los llamados tradicionales, es para mi concepto lo mas futurista que he llegado a escuchar.
La guía No 3 del cero papel, identifica con mucha claridad y define las caracteristicas del documento electrónico, las cuales enmarcan el triangulo de seguridad.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/da4567033d075590cd3050598756222c/guia-3-documentos-electrnicos.pdf
 |
| Online =archivo de gestión |
 |
| Archivo central o historico |
Suscribirse a:
Comentarios (Atom)