De acuerdo como lo menciona, José Ramón Cruz Mundet en su artículo "La gestión de los documentos electrónicos como función archivística", los documentos físicos y los documentos electrónicos cuentan con ciertas diferencias que desde el punto de vista archivístico caben nombrar y son importantes tener en cuenta a la hora de gestionar y de trabajar con cada uno de ellos, ya que la etapa de transición por la que estamos pasando requiere tener claro los conceptos que a simple vista se tornan muy odvios pero que a la hora de implementar programas de gestión documental pueden llegar a confundirnos.
| DOCUMENTO CONVENCIONAL | DOCUMENTO ELECTRÓNICO |
| El registro esta acogido en un medio, cuya información se hace accesible a través de símbolos implícitos en el. | Recoge información en un medio cuyos símbolos solo pueden ser leídos por un ordenador |
| El contenido es inseparable de su medio o soporte. | Su contenido puede ser separado de su soporte original, para ser transferido a otros. |
| Su valor probatorio se mide por las características de autenticidad, entre ellas la firma | Su autenticidad depende del hardware y software en el cual fue creado, y esta solo se podrá mantener si se conserva en su estructura original. |
Estas características enmarcan un tema muy importante, los metadatos, quizá se convierten en la característica mas importante del documento electrónico, así como un día lo fue la descripción de los documentos en formato convencional, ellos nos permiten la búsqueda y recuperación del documento, por esto hay que tener en cuenta los tipos de metadatos que deben contener:
- Registro: información relativa a la captura del documento.
- Términos y condiciones: condiciones de uso, características que debe tener cada usuario.
- Estructura: dependencia que tiene con el software e interoperabilidad con otros sistemas en función de las normas de diseño.
- Contexto: definen el contenido, demuestran la procedencia y el entorno en que el documento ha sido creado.
- Contenido: son los datos específicos del documento, serie, subserie, asunto, van de la mano con la descripción del documento tradicional.
- Historia del uso: permite conocer cuándo, cómo y de qué manera ha sido archivado, clasificado, valorado, seleccionado y utilizado.
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| Electronic Document Management: manejo de información mas ágilmente con practicas normalizadas de gestión de documentos, permitiendo el flujo de trabajo. |
TERMINOS INTERESANTES
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| Electronic Records Management: proporciona un entorno digital para la captura de documentos y aplicación de prácticas de gestión documental normalizadas, gestiona estructuras de archivos corporativos, clasificando, seleccionando, y aplicando calendarios de conservación. |
